Énoncé de politique :

L'Association canadienne des médecins résidents (ACMR) s'engage à assurer le respect de la vie privée de ses membres, et des non-membres, et la sécurité de leurs renseignements personnels sur lesquels nous avons le contrôle.

Le parlement fédéral a adopté la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), laquelle énonce dix principes de protection des renseignements personnels qui s'appliquent à tous les organismes canadiens engagés dans des activités commerciales. Nous allons, à titre volontaire, nous efforcer de respecter ces dix principes. Si, dans l'avenir, l'ACMR s'engage dans une activité commerciale, elle aura alors l'obligation de se soumettre à ces dix principes de protection des renseignements personnels.

La présente politique décrit comment l'ACMR recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels. Dans certaines provinces, une législation provinciale distincte sur la protection des renseignements personnels impose des obligations aux organismes à but non lucratif.

L'ACMR revoit cette politique de temps à autre pour s'assurer qu'elle est toujours pertinente et qu'elle reste au diapason des changements apportés aux lois et règlements. La présente politique est à jour à la date inscrite à la rubrique « Revue/révisée », ci-dessus.

Définitions et principes de protection des renseignements personnels

Les « renseignements personnels » comprennent toute information concernant un individu identifiable, mais ne comprend pas le nom, le titre, l'adresse d'affaires ou le numéro de téléphone d'affaires d'un employé d'un organisme.

« Activité commerciale » veut dire toute transaction particulière, tout acte ou toute conduite ou tout comportement régulier ayant un caractère commercial, y compris la vente, l'échange ou la location d'une liste de donateurs, de membres ou d'autres listes de cueillette de fonds.

Dans notre effort de protection des renseignements personnels de nos membres et non-membres, nous observons les dix principes de protection des renseignements personnels suivants :

1. Responsabilité : Un organisme est responsable des renseignements personnels qui sont sous son contrôle et il désignera un ou des individus qui assumeront la responsabilité de voir au respect, par l'organisme, des principes qui suivent.
2. Fins d'identification : Les buts pour lesquels les renseignements personnels sont recueillis seront signalés par l'organisation au moment où l'information est recueillie ou avant.
3. Consentement : La connaissance et le consentement de la personne sont nécessaires pour la cueillette, l'utilisation ou la divulgation des renseignements personnels, sauf là où la chose est inopportune.
4. Limites à la cueillette de renseignements : La cueillette de renseignements personnels sera limitée à ceux qui sont nécessaires pour les buts signalés par l'organisation. Les renseignements seront recueillis par des moyens justes et licites.
5. Limites à l'utilisation, à la divulgation et à la rétention des renseignements : Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou si la loi l'exige. Les renseignements personnels ne seront conservés qu'aussi longtemps qu'il est nécessaire pour les fins auxquelles ils correspondent.
6. Exactitude : Les renseignements personnels seront aussi exacts, complets et à jour qu'il est nécessaire pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
7. Mesures de protection : Les renseignements personnels seront protégés par des mesures de protection appropriées à leur degré de sensibilité.
8. Transparence : Une organisation mettra facilement à la disposition des individus les informations particulières concernant ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.
9. Accès individuel : Sur demande, un individu sera informé de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et aura accès à ces renseignements. Un individu pourra contester l'exactitude et l'intégralité de ces renseignements et les faire amender tel qu'approprié.
10. Contestation de l'application de la politique : Une personne pourra déposer une contestation concernant le respect des principes ci-dessus auprès de la personne ou des personnes désignées comme responsables de l'application de cette politique dans l'organisation.

Politique concernant la protection des renseignements personnels

1. Responsabilité
L'ACMR recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels conformément à la loi en vigueur sur la protection des renseignements personnels et à la présente politique. Le responsable de la protection des renseignements personnels de l'ACMR est responsable de l'application de la présente politique.

Le personnel de l'ACMR est instruit de la présente politique et de la gestion appropriée des renseignements personnels, qui font l'objet de rappels périodiques.

2. Fins d'identification
L'ACMR spécifie les fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis auprès des membres et des non-membres au moment de la cueillette ou avant.

L'ACMR s'assure que les membres et les non-membres comprennent les raisons de la cueillette et l'usage qu'on entend faire de leurs renseignements personnels.

Si l'ACMR souhaite utiliser les renseignements personnels qu'elle a recueillis pour un une fin non précédemment annoncée, elle définit le nouveau but et obtient le consentement des membres ou non-membres pour utiliser leurs renseignements à cette fin, avant de les utiliser, à moins que la nouvelle fin soit exigée par la loi.

L'ACMR recueille des renseignements personnels dans le but de communiquer avec les membres et les non membres concernant des sujets d'intérêt pour les résidents, ainsi que pour les fins suivantes :

• Les demandes d'adhésion
• La maintenance et la mise à jour des adhésions
• Le paiement en ligne des cotisations annuelles
• Les visites du site Web (voir Site Web ci-dessous)

3. Consentement
L'ACMR obtient le consentement des membres et des non-membres pour la cueillette, l'utilisation ou la divulgation de leurs renseignements personnels. Le consentement pour la cueillette, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels est obtenu sous forme écrite ou verbale. Le consentement implicite est permis pour l'utilisation continue de renseignements personnels, dans le sens des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

L'ACMR informe les membres et les non-membres qu'ils peuvent retirer leur consentement pour l'utilisation de leurs renseignements personnels en tout temps en avisant à cet effet le Responsable de la protection des renseignements personnels de l'ACMR, sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles et d'un délai de préavis raisonnable. L'ACMR informe les membres et les non-membres des implications de tel retrait de consentement.

Les membres et les non-membres peuvent donner instruction à l'ACMR de ne pas divulguer leurs noms, adresses et autres renseignements personnels à d'autres organisations pour les fins spécifiées.

4. Limites à la cueillette de renseignements
L'ACMR recueille seulement la quantité de renseignements personnels qui sont nécessaires pour rendre ses services aux membres et aux non-membres.

5. Limites à l'utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements
L'ACMR n'utilise ni ne divulgue de renseignements personnel pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement d'un membre ou d'un non-membre ou tel que requis par la loi.

Usage du site Web

En sortant du site Web de l'ACMR
Le site Web de l'ACMR contient des liens vers d'autres sites. Une fois que les visiteurs font le lien vers un autre site, ils sont assujettis à la politique de protection des renseignements personnels du nouveau site. L'ACMR encourage ses visiteurs à lire les politiques de protection des renseignements personnels de tous les sites Web visités, particulièrement s'il y a partage de renseignements personnels.

Conservation

L'ACMR conserve les renseignements personnels seulement aussi longtemps qu'il est nécessaire les fins annoncées. L'ACME détruit, efface ou anonymise les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires pour atteindre les fins spécifiées.

6.Exactitude
L'ACMR fait la mise à jour des renseignements personnels au besoin.

7. Mesures de protection
L'ACMR prend des mesures raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels sont conservés en lieu sûr contre la perte ou le vol, l'accès, l'utilisation, la copie, la divulgation ou la modification non autorisés :

• sécurité physique de nos locaux
• restriction de l'accès aux dossiers par le personnel sur une base de « nécessité absolue »
• classeurs à l'épreuve du feu et fermés à clé
• engagement de tout le personnel de respecter notre politique
• déploiement de dispositifs de protection technologiques comme du logiciel de sécurité, le cryptage et les cloisons pare-feu pour prévenir le piratage ou l'accès non autorisé aux ordinateurs
• politiques internes concernant les mots de passe et la sécurité
• vérifications régulières de nos procédures et de nos mesures pour nous assurer qu'elles sont administrées comme il faut et qu'elles demeurent efficaces et appropriées.

L'ACMR dispose des renseignements personnels avec soin pour empêcher des parties non autorisées d'avoir accès à l'information.

8. Transparence
La présente politique est disponible aux membres et aux non-membres dont les renseignements personnels sont recueillis par l'ACMR. On peut consulter la présente politique en visitant le site Web de l'ACMR (www.cair.ca) ou en communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels de l'ACMR.

9. Accès
Sur demande, l'ACMR donnera aux membres et aux non-membres de l'information sur l'existence, l'utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels.

Les membres dont les renseignements personnels ont été recueillis par l'ACMR peuvent accéder à leurs propres renseignements dans la section « Profil des membres » de la partie « Réservé aux membres » du site Web de l'ACMR.

Les membres et les non-membres peuvent contester l'exactitude et l'intégralité de leurs renseignements personnels et informer le bureau de l'ACMR que des changements sont nécessaires.

10. Contestation du respect de la politique
L'ACMR respecte la loi applicable sur la protection des renseignements personnels en ce qui a trait à la gestion des renseignements personnels. Toute question ou toute plainte concernant la gestion de ces renseignements par l'ACMR sera adressée au Responsable de la protection des renseignements personnels de l'ACMR :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Association canadienne des médecins résidents
151, rue Slater, bureau 412
Ottawa, ON K1P 5H3
Téléphone : 613-234-6448
Télécopieur : 613-234-5292
privacy@cair.ca